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IT-Tools und mehr:

Projektmanagement steigert den Erfolg

Immer mehr Themen und Aufgaben werden heutzutage in Projekten gemanagt, da eine solche Strukturierung viele Vorteile birgt. Allerdings stellt sich die Frage, warum viele Projekte immer noch recht schlecht geplant und strukturiert werden und die Aufgabenverteilung innerhalb eines Projektes nicht sinnvoller umgesetzt wird. Dabei kann ein erfolgversprechendes Projektmanagement doch so einfach sein.

Experten an die Spitze

Wer ein anstehendes Projekt leitet, ist oftmals mehr eine Frage von Kapazitäten und Berechtigungen, als eine Frage von Kompetenz und Können. Dies führt in vielen Fällen leider dazu, dass die Strukturen innerhalb des Projektes nicht stimmen, Teilaufgaben falsch verteilt und am Ende Ziele nicht erreicht werden. Doch wie lässt sich ein gutes Projektmanagement in einem Unternehmen implementieren und was ist hierbei zu beachten? Erste Hinweise hierauf gibt die Fachliteratur, die unter anderem vom Haufe Shop vertrieben wird.

In einem funktionierenden Projektmanagement werden demnach Mitarbeiter gebraucht, die sich sowohl mit dem jeweiligen Fachgebiet als auch mit den Aufgaben des Managements und der Organisation auskennen. Trotzdem ist es schwierig, die übergreifende Planung und die zeitlich durchaus variierenden Ressourcen nicht nur im Überblick zu behalten, sondern auch sinnvoll zu koordinieren und dabei sowohl potentielle Leerläufe als auch Überlastungen zu vermeiden. Hier kommen verschiedene hilfreiche IT-Tools ins Spiel, die viele dieser Aufgaben erleichtern können.

Tools helfen, sinnvoll zu planen und zu strukturieren

Entsprechende Projektmanagement-Software wird immer noch zu wenig eingesetzt, dabei kann sie sich als extrem hilfreich beim Management sowohl von großen und zeitaufwendigen Projekten als auch von vermeintlich kleinen Projekten erweisen. Denn ganz egal wie groß oder klein ein Projekt ist: Es werden Ressourcen benötigt, die effizient eingesetzt sein wollen - und das erfordert Planung.

Das können die entsprechenden IT-Tools:

• Sie zeigen vorhandene Ressourcen auf und helfen dabei, diese zu verwalten und sinnvoll einzusetzen.


• Sie geben einen schnellen Gesamtüberblick über alle geplanten Arbeitsschritte.


• Sie unterstützen bei der Erstellung eines Zeitplans und passen diesen bei fortlaufender Pflege des Tools immer wieder an. So wird ein Überblick über den Zeitstrahl leichter.


• IT-Tools bieten oftmals die Möglichkeit, entsprechende Budgetierungen zu einzelnen Projektschritten und auch ein Gesamtbudget zu vermerken und fortlaufend anzupassen. Außerdem können Projektabschnitte kalkuliert werden, was eine interne als auch externe Abrechnung erleichtern kann.


• Ein entsprechendes Reporting hinsichtlich Zeit, Kosten und arbeitsspezifischen Ressourcen ist in wenigen Klicks jederzeit möglich. Somit können auftretende Probleme schnell erkannt und ihnen entgegengewirkt werden.


• Bei Freischaltung digitaler Projektübersichten nicht nur für das Management, sondern auch für die einzelnen Projektmitglieder wird eine hohe Transparenz über Fortschritt und (Miss-) Erfolge im Projekt geschaffen, was wiederum in den meisten Fällen zu mehr Engagement und Motivation des Einzelnen führt.

IT-Tools sind nur so gut wie diejenigen, die sie nutzen

Das beste Tool hilft nichts, wenn es nicht korrekt verwendet wird. Die Software ist zwar heutzutage so konzipiert, dass sie leicht verständlich und ohne lange Einarbeitung anwendbar ist, trotzdem sollten sich Projektleitung und Mitarbeiter ausführlich damit auseinandersetzen. Nicht alle Anwendungen und Funktionen sind für jedes Projekt oder jedes Team sinnvoll, so dass gemeinsam eine maßgeschneiderte Lösung in Sachen IT gefunden werden sollte. Die Projektmanagement-Tools auf dem Markt reichen von einfachen Terminplanern über umfassende Datenbanken bis hin zu kombinierter Software, die sogar Riskmanagement-Anwendungen enthalten können.
Hierbei muss man beachten, dass eine Projektmanagement–Software umso komplexer wird, je mehr Funktionen vorhanden sind. Daher ist eine intensive Schulung der involvierten Mitarbeiter empfehlenswert.

Von Anfang an gut starten

Projekte jederzeit sinnvoll zu managen ist wichtig. Daher lohnt sich auch die spätere Einführung eines Tools, wenn ein Missstand oder die generelle Sinnhaftigkeit einer digitalen Unterstützung erst später erkannt wird.
Idealerweise sollte man sich jedoch schon vorab Gedanken über eine Unterstützung via IT-Tool machen und von Anfang an Projektmanagement-Software nutzen. Ressourcen können dann von Anfang optimal geplant und dargestellt werden. Es kann also gar nicht erst zu Fehlplanungen kommen, weil die benötigten Kapazitäten ebenso klar sind, wie die zur Verfügung stehenden Materialien und Arbeitskräfte. Urlaubsplanungen, Neuanstellungen und die Übernahme von mehr oder weniger Projekten wird so sinnvoll koordiniert. Leerläufe kommen seltener vor, aber auch personelle Engpässe lassen sich besser koordinieren.

Für die entsprechende Software auftretende Kosten unterscheiden sich natürlich in Abhängigkeit von angebotenen Funktionen und deren Umfang. Manche Anwendungen sind sogar kostenlos verfügbar.

Ganz konkret in Zahlen?

Es ist schwierig, aktuelle Zahlen zur Verwendung von Projektmanagement-Software zu finden. Klar ist, dass der Markt in den USA mit etwas mehr als 50 % aller verkauften Anwendungen am größten ist. Es folgen Litauen, Deutschland, Großbritannien und Indien. Warum aber gibt es keine genauen Zahlen? In den letzten sechs Jahren ist die Grenze zwischen Projektmanagement-Tools, Kreativitäts-Tools, Tabellenkalkulationen und allgemeinen Werkzeugen stark aufgeweicht worden. Bei vielen Anwendungen ist gar nicht klar, welchem Thema sie zuzuordnen sind, weil sie sich einfach für so viele Aufgaben eignen. Und entsprechend ungenau sind die existierenden Erhebungen. Die Tendenz zur Nutzung von IT-Tools irgendeiner Art im Projektmanagement ist steigend. Wie die Tools aussehen, wird sich aber weiterhin von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden.

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