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Erfolgreich Feedback geben

7 Tipps für ein konstruktives Feedback.

Viele scheuen es als unbequeme und schwierige Aufgabe: Das Feedback-Gespräch.
Vor allem wenn es unangenehme oder kritische Rückmeldungen zu übermitteln gibt, stehen viele Vorgesetzte vor einem unliebsamen Auftrag. Schließlich möchte man eine wichtige Angelegenheit besprechen, ohne dabei jedoch zu scharf oder gar verletztend zu agieren. Der Gesprächspartner soll das Feedback schließlich annehmen können. Auf der anderen Seite möchte man seine Kritik jedoch deutlich vermitteln und nicht nur verschleierte, sanftmütige Andeutungen machen.

Unsicherheit und Scheue sind in puncto Feedback jedoch schlechte Ratgeber.
Führungskräfte sollten in der Lage sein, sowohl positives, als auch kritisches Feedback sachlich und adäquat zu formulieren. Schließlich ist das Feedback-Gespräch einer der wichtigsten Mittel für eine klare und transparente Kommunikation, aber auch für die gezielte Förderung von Mitarbeitern. Bleibt ein Feedback aus falsch verstandener oder zu großer Rücksicht aus, besteht die Gefahr, dass unangesprochene Probleme weiter schmoren und sich andere ungute und destruktive Kanäle suchen. Führungskräfte sollten auf eine gute Feedback-Kultur in ihrem Unternehmen bzw. ihrer Abteilung achten. Die nachfolgenden Hinweise wollen eine Anregung für ein erfolgreiches Feedbackgespräch sein. Der Fokus wird dabei auf ein kritisches bzw. negatives Feedback gelegt, wenngleich die Hinweise in ähnlicher Weise auch für ein positives Feedback gelten können.

1. Ich-Botschaften

„Frau Krauß, es gibt da eine Sache, da müsste man mal drüber sprechen.“ – Viel schlechter kann man in ein Feedbackgespräch kaum starten. Sicherlich ist gerade bei kritischen Rückmeldungen die Versuchung groß, sich selbst aus der Angelegenheit zumindest teilweise herauszunehmen. Doch genau das ist der falsche Weg im Blick auf die zwingend notwendige Beziehungsebene. Der Unterschied zwischen den Sätzen „Sie sind gestern schon wieder zu spät gekommen.“ und „Mich stört es, dass Sie oft zu spät kommen.“ ist klar zu erkennen. Während der erste Satz wie ein Urteil oder eine Anklage klingt, drückt der zweite Satz eine persönliche Betroffenheit aus. Genau dies ist der Königsweg für ein erfolgreiches Feedback. Verwenden Sie Ich-Botschaften. Bringen Sie auf den Punkt, warum Sie eine Verhaltensweise als störend oder unangemessen empfinden. Verwenden Sie Satzanfänge, wie z. B. „Mich stört...“, „Ich finde es problematisch...“ oder „Ich wünsche mir ...“

2. Ehrlich und direkt

Wer eine kritische Rückmeldung zu geben hat, der möchte manches Mal vorher gerne noch etwas vorbauen: Ein kurzer Smalltalk oder ein paar nette Worte, damit das Feedback nicht zu hart wirkt. Genau dies sollten Sie jedoch vermeiden. Machen Sie kein Gerede um den heißen Brei, kein Vorschusslob zur Beschwichtigung oder ähnliches. Kommen Sie ehrlich und direkt zur Sache.

Dazu noch ein Hinweis: Sprechen Sie ohne das Wort „Aber“ und vermeiden Sie Sätze, wie „Sie machen ja eine gute Arbeit, aber...“. Denn grundsätzlich gilt für solche Sätze: Alles, was vor dem „Aber“ gesagt wurde, ist nichts wert. Ihrem Zuhörer bleibt nur die Kritik nach dem „Aber“ im Gedächtnis. Das vorherige Lob wird dagegen eher als unehrlich oder floskelhaft wahrgenommen werden.

3. Offenheit

„Herr Schulz, Sie ahnen vielleicht, warum ich mit Ihnen sprechen wollte.“ – „Frau Kern, Sie wissen ja, dass es in der letzten Zeit da ein paar Probleme gab.“ – „Herr Peters, im Betrieb wird darüber geredet, dass Sie...“ – Vermeiden Sie solche Sätze und Gesprächseinstiege. Veranstalten Sie keine Ratespielchen. Bringen Sie offen auf den Punkt, worum es geht. Vermeiden Sie auch Klausulierungen wie „Wir müssen über den Vorfall sprechen.“ oder ähnliches. Benennen Sie klar, worüber Sie sprechen möchten. Eine mögliche Formulierung könnte zum Beispiel sein: „Herr Peters, ich möchte heute mit Ihnen über Ihr unfreundliches Verhalten gegenüber Frau Maier sprechen.“

4. Präzise, begrenzt und konkret

Holen Sie im Feedbackgespräch nicht zum Rundumschlag aus. Führen Sie keine Zentralabrechnung durch nach dem Motto „Wenn wir gerade schon dabei sind... “.
Begrenzen Sie Ihr Feedback auf eine konkrete Fragestellung oder ein bestimmtes Problem und benennen Sie dieses so genau wie möglich. Die Formulierung „Sie sind immer so unfreundlich.“ hat einen völlig anderen Klang, als der Satz: „Sie waren in der letzten Woche sehr unfreundlich zu mir, vor allem, als ich ihnen den Auftrag für die Firma Gassner übertragen habe, aber auch bei unserem Gespräch in meinem Büro.“ Notieren Sie sich schon vor dem Gespräch Situationen, mit denen Sie Ihr Anliegen konkret werden lassen.

5. Zeitnah

Ein Feedback sollte nach Möglichkeit zeitnah erfolgen. Es hat eine völlig andere Wirkung auf Ihren Gesprächspartner, ob Sie diesen direkt nach einem bestimmten Ereignis mit Ihrer Kritik konfrontieren, am nächsten Tag oder beim nächsten Mitarbeiterjahresgespräch. Je unmittelbarer Sie das Feedback geben, um so besser kann sich Ihr Gegenüber an die Situation erinnern. So wird eine Klärung leichter und Sie vermeiden außerdem die Gefahr als nachtragend zu gelten.

6. Nicht verletzend

Es sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein, und dennoch: Verwenden Sie einen angemessenen und sachlichen Ton. Wut und Unterstellungen haben in einem Feedbackgespräch nichts verloren. Ebenso sollten Sie auch keine „Psychotherapie“ betreiben, z.B. mit Sätzen wie: „Ich habe den Eindruck Sie sind die letzte Zeit sehr überfordert.“ Auch solche Behauptungen können als Beleidigung aufgefasst werden, wenn Sie nicht tatsächlich auch so gemeint sind oder z.B. nur als Gesprächseinstieg dienen.

7. Empfehlung

In einem guten Feedbackgespräch sollten Sie dem Mitarbeiter nach Möglichkeit auch eine Empfehlung oder eine Lösungsmöglichkeit zur Verbesserung der Lage anbieten. Dies kann dem Gespräch eine konstruktive Note verleihen und Ihrem Mitarbeiter eine Hilfestellung zur Verbesserung seiner Verhaltensweise bieten. Achten Sie jedoch darauf, dass eine Empfehlung nicht immer möglich ist. Sprechen Sie zudem keine banalen Empfehlungen aus, wie zum Beispiel: „Vielleicht hilft es Ihnen, Ihren Wecker etwas früher zu stellen.“

Zum Abschluss: Ein Beispiel für ein gelungenes Feedback

Sie geben Feedback an einen Mitarbeiter, der permanent zu spät kommt.

„Guten Morgen Herr Huber, ich danke Ihnen für Ihr Kommen. Ich habe Sie um ein Gespräch gebeten, weil es mich stört, dass Sie in der letzten Woche erneut zweimal zu spät zu unserer Dienstbesprechung gekommen sind, am Dienstag und am Freitag. Pünktliches Erscheinen ist für mich ein Ausdruck von Respekt in unserem Unternehmen. Ich erwarte daher, dass Sie in Zukunft pünktlich zur Arbeit erscheinen. Gerne kann ich Ihnen eine Fortbildung zum Thema Zeitmanagement anbieten, wenn dies für Sie eine Hilfe sein kann.“

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Autor: Norbert Becker, www.der-textbecker.de